Об утверждении Административного регламента о предоставлении муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации Махневского муниципального образования»

Руководствуясь пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральным законом от 22.10.2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 года № 1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде», руководствуясь Уставом Махнёвского муниципального образования,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Административный регламент о предоставлении муниципальной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (Приложения к постановлению).

2. Специалисту I категории по работе с муниципальным архивом Администрации  Махневского муниципального образования обеспечить исполнение административного регламента.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

4. Опубликовать постановление в газете «Алапаевская искра» и на официальном сайте Махнёвского муниципального образования.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации Махнёвского муниципального образования по социальным вопросам Л.Б. Толмачеву.

 

 

Глава Администрации

Махнёвского муниципального образования                                   Н.Д. Бузань

 

УТВЕРЖДЕН

Постановлением Администрации Махнёвского муниципального образования от 12 февраля 2014года   № 68  

«Об утверждении административного регламента

                                                     о  предоставлении муниципальной услуги Администрации

Махневского муниципального образования

Информационное обеспечение граждан, организаций

 и общественных объединений на основе документов

 Архивного фонда Российской Федерации и других

архивных документов  в Администрации

Махневского муниципального образования»

 

 

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

 предоставления  муниципальной услуги 

Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в Администрации Махневского муниципального образования

I.    Общие положения

 Предмет регулирования административного регламента

1.  Административный регламент (далее — Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия  муниципального архива Администрации Махнёвского муниципального образования (далее – муниципальный архив) с гражданами и  организациями при  предоставлении муниципальной услуги.

 Описание заявителей

2. Получателями муниципальной услуги (далее – заявители) являются:

- физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане);

- юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации всех форм собственности).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

 Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

3. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется  муниципальным архивом администрации:

- непосредственно в муниципальном архиве администрации;

- при обращении по телефону; в письменном виде по почте или электронным каналам связи;

-  на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
4. Место нахождения и график работы муниципального архива:

– 624621, Свердловская обл., Алапаевский район, п.г.т. Махнево, ул. Победы, д.23, 8 каб..

Электронный адрес Администрации Махнёвского муниципального образования – AdmMahnevo@yandex.ru     (для муниципального архива).

Справочные телефоны: (343-46) 76-2-38 (специалист).

График работы муниципального архива: понедельник – четверг 08.00-17.00, пятница 08-00-16-00,  перерыв с 12.00 до 12.48, суббота, воскресенье – выходные дни.

Прием граждан при личном обращении: понедельник — 08.00-17.00,   вторник — 08.00-17.00.

5. Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственным должностным лицом муниципального архива по справочным телефонам в соответствии с графиком работы  муниципального архива.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела, фамилии, имени, отчества, должности ответственного должностного лица, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам. Время разговора не должно превышать 10 минут.

6. При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:     

- о графике работы отдела;

- о месте размещения на официальном сайте информации о предоставлении муниципальной услуги;

- по разъяснению установленного порядка предоставления муниципальной услуги;

- о требованиях к документам, предъявляемым для предоставления муниципальной услуги;

- о сроке предоставления муниципальной услуги;

- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

- о текущей административной процедуре предоставления муниципальной услуги;

- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

7. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.

8. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

 
II. Стандарт предоставления

муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

9. Муниципальная  услуга «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в Администрации Махневского муниципального образования».

 Наименование муниципального органа, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу

 10. Предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей осуществляет муниципальный архив Администрации Махнёвского муниципального образования.

Предоставление муниципальной услуги, предусмотренной настоящим Регламентом, может осуществляться в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — организации, отвечающей требованиям Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и уполномоченной на организацию предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме, по принципу «одного окна».

Результат предоставления муниципальной услуги

11. Результатом предоставления услуги являются:

- архивные справки;

- архивные копии;

- архивные выписки;

- информационные письма;

- тематические перечни;

- тематические подборки копий архивных документов;

- тематические обзоры архивных документов;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

 

Сроки предоставления муниципальной услуги

 12. Муниципальная услуга предоставляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса заявителя. При наличии причин, не позволяющих подготовить ответ на запрос заявителя в установленный срок, может быть продлен срок предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 дней  с письменным объяснением задержки исполнения срока запроса.

13. При поступлении запроса заявителя, ответ на который не может быть дан без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в течение 7 рабочих дней запрашивает у заявителя необходимые сведения.

14. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в муниципальном архиве документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где могут храниться необходимые документы.

 Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

 15. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации; 

- Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; 

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Закон Свердловской области от 25.03.2005г. №5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;

- Федеральный закон от 27.07.2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

-   Федеральный закон от 09.02.2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

-  Закон Свердловской области от 19 ноября 2008г.  № 104-ОЗ                 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области»;

- Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188       «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

 -  постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 г.  № 1053-ПП «О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

 16. Для предоставления муниципальной услуги заявителю необходимо направить в муниципальный архив запрос (заявление) в письменной произвольной форме, в том числе в виде электронного документа, или лично обратится  в муниципальный архив  в приемные дни.

17. В запросе (заявлении) должны быть указаны:

1) наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый и/или электронный адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

3) интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения;

4) хронологические рамки запрашиваемой информации;

5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации.

В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, или их копии.

18. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

При обращении в муниципальный архив лично запрос заявителя оформляется с его слов, либо предъявленных личных документов, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки по документам (приложение № 4).

Заявитель может самостоятельно заполнить анкету-заявление.

Для получения  сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

 Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

19. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

 1) неполный комплект документов, представленный для предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 17 административного регламента;

 2) если запрос пользователя не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению;

3) если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения конфиденциальной информации.

Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

4) если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства. Специалист I категории по работе с муниципальным  архивом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращению переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в муниципальный архив. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

5) если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

6) отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной  услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

 20. Максимальный срок ожидания в очереди при обращении за предоставлением муниципальной услуги составляет 15 минут.

Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 15 минут.

Срок регистрации запроса заявителя

о предоставлении муниципальной услуги

 

 21. Запрос, составленный в письменной форме или поступивший по сети Интернет в электронной форме, регистрируется с указанием даты исполнения запроса   в течение 3 дней со дня  поступления в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Запрос, составленный при устном обращении во время  личного приема граждан, регистрируется в день приема с указанием даты исполнения запроса.

 Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

22. Вход в помещение, где располагается муниципальный архив, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей  наименование отдела, его местонахождение и режим работы. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, должны быть предусмотрены места для парковки автотранспортных средств.

23. Помещение муниципального архива должно быть оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Выход из помещения оборудуется соответствующим указателем с автономным источником бесперебойного питания.

24. Места для информирования заявителей, получения информации должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, должны быть оборудованы стульями и столами, бланками заявлений и письменными  принадлежностями.

25.  На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:

- график работы муниципального архива;

- номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Управления архивами Свердловской области, государственных и муниципальных архивов свердловской области;

- настоящий административный регламент;

- образцы заявлений;

- перечень документов, которые могут быть предъявлены в качестве удостоверяющих личность;

- перечень представляемых заявителем документов, необходимых для получения муниципальной услуги.

 Показатели доступности и качества муниципальной услуги

26. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

1) количество взаимодействия заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность;

2) соблюдение сроков рассмотрения запросов;

3) возможность получения информации по вопросам рассмотрения запроса, в том числе о ходе его рассмотрения;

4) полнота и качество ответа на запрос;

5) отсутствие жалоб на качество и своевременность предоставления муниципальной услуги.

27. Заявитель муниципальной услуги на стадии рассмотрения его запроса муниципальным архивом  имеет право:

1) представлять дополнительные материалы и документы по рассматриваемому запросу;

2) получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

3) обращаться с жалобой на принятое по запросу решению или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

5) осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту.

28. Должностные лица муниципального архива обеспечивают:

1) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запросов

заявителей муниципальной услуги;

2) получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей муниципальной услуги документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

29. Параметрами полноты и качества ответа на запрос являются:

1) наличие ответов на все поставленные в запросе вопросы;

2) четкость, логичность и простота изложения;

3) соблюдение при оформлении письменного ответа на запросы общепринятых правил и стандартов делопроизводства.

 Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

30. Обеспечение возможности получения заявителем муниципальной услуги информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте Махнёвского муниципального образования и на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

31. Обеспечение при направлении заявителем муниципальной  услуги запроса в форме электронного сообщения предоставления заявителю муниципальной услуги сообщения, подтверждающего поступление запроса в муниципальный архив Администрации.

 

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к Порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур

(действий) в электронной форме

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

32. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запросов пользователей, рассмотрение их специалистом муниципального архива и исполнение данных запросов;

2) анализ тематики запросов пользователей;

3) направление по результатам рассмотрения тематических запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

4) подготовка и направление ответов пользователям.

33. Блок-схема последовательности административных действий (процедур) при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении № 1 к Регламенту.

 
Регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение

34. Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является поступление запроса в муниципальный архив Администрации Махневского муниципального образования, оформленного в соответствии с пунктом 17 настоящего административного регламента. Регистрация запроса является  основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

35. Регистрации подлежат все поступившие запросы, независимо от способа их поступления. При поступлении запроса посредством электронных каналов связи, в электронную приемную официального сайта  Махнёвского муниципального образования www.mahnevo.ru в сети Интернет, на электронный адрес Администрации, в «Личный кабинет» Единого портала, он распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе.

36. Поступившие запросы заявителей о предоставлении  копий архивных документов регистрируются должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию документов, в установленном порядке в течение 3 дней с момента  получения с занесением сведений в журнал регистрации входящей корреспонденции.

37. При регистрации запросу присваивается соответствующий регистрационный номер. В случае если заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, каждое обращение регистрируется отдельно.

38. По желанию заявителя при приеме и регистрации запроса на втором экземпляре заявления должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

39. Глава Администрации Махнёвского муниципального образования в течение рабочего дня определяет срок исполнения и должностное лицо, ответственное за исполнение запроса. Срок исполнения запроса не может превышать 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях Глава Администрации вправе продлить срок исполнения запроса на срок не более 30 дней, уведомив об этом заявителя.

40. После регистрации и рассмотрения Главой Администрации  запрос с резолюцией в течение 1 рабочего дня передается должностному лицу, ответственному за его исполнение.

 Анализ тематики запросов

41. Должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, обязано провести анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. В ходе анализа определяется:  

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений конфиденциального характера;

- место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес государственного, муниципального архива Свердловской области, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности (в случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения запроса).

42. При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса, или нечетко, неправильно сформулированного запроса, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, в течение 7 рабочих дней готовит письменный запрос об уточнении и дополнении запроса заявителя необходимыми для его исполнения сведениями.

43. По итогам анализа должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, принимает решение:

- о возможности исполнения запроса;

- о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Свердловской области, другие организации, при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса, и информирует об этом заявителя.

 Направление запросов  на исполнение по принадлежности

 44. По итогам анализа тематики поступившего запроса заявителя и выявления места нахождения, необходимых для его исполнения архивных документов в государственных, муниципальных архивах Свердловской области, других организациях, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект сопроводительного письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

45. В случае если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проекты сопроводительных писем о направлении в соответствующие организации копии запроса.

46. Одновременно должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит проект письменного уведомления заявителю о направлении его запроса на исполнение по принадлежности в государственный, муниципальный архив Свердловской области, другие органы и организации.

47. Муниципальный архив может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.

 Описание последовательности действий при подготовке и направлении ответов заявителям

48. Подготовку ответов заявителям осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение запроса.

49. По итогам исполнения запроса должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, оформляет:

- информационное письмо;

- архивную справку;

- архивную выписку, копии архивных документов;

- тематические перечни;

- тематические обзоры архивных документов;

- письмо об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес заявителя;

- письмо с уведомлением о направлении запроса на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы Свердловской области, другие органы и организации;

- письмо с мотивированным отказом заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у заявителя прав на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации.

Архивные справки должны оформляться на бланке архивного отдела. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается Главой Администрации Махнёвского муниципального образования, специалистом I категории по работе с муниципальным архивом, заверяется печатью Администрации, на ней проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью Главы Администрации Махнёвского муниципального образования или заместителем Главы Администрации  и печатью администрации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью специалиста муниципального архива и печатью Администрации.

Архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии  или архивной выписки расписывается на их копиях или на копии сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

50. Подготовленный должностным лицом, ответственным за исполнение запроса, проект ответа заявителю, указанный в пункте 50 настоящего административного регламента, передается на подпись Главы администрации.

51. Подписанный Главой ответ отправляется по назначению. Ответы высылаются по почте простыми письмами.

52. В зависимости от способа, выбранного заявителем, ответ может быть получен им лично (или уполномоченным заявителем лицом) по месту обращения, либо направлен ему посредством почтовой или электронной связи, обеспечивающим при необходимости конфиденциальность. Архивная выписка, архивная копия, архивная справка, подписанные электронной цифровой подписью или ее аналогом могут быть направлены заявителю посредством электронных каналов связи, при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью или ее аналогом, позволяющим идентифицировать личность заявителя.

53. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами отдела положений административного регламента

54. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляет заместитель Главы Администрации Махнёвского муниципального образования по социальным вопросам.

Текущий контроль осуществляется путем проведения  проверок соблюдения и исполнения специалистами муниципального архива положений административного регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля носит плановый характер (осуществляется 2 раза в год) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

 Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

 55. Контроль за полнотой и качеством предоставления  муниципальной услуги осуществляется комиссией, создаваемой по распоряжению Администрации Махнёвского муниципального образования, и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей. Проверки могут быть плановыми (проводятся 1 раз в год) и внеплановыми (по конкретному обращению заявителя).

 56. Предметом проверок является качество и доступность муниципальной услуги:

- соблюдение сроков предоставления, условий ожидания приема;

- соблюдение порядка информирования о муниципальной услуге;

- обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;

- отсутствие избыточных административных действий.

57. В целях контроля могут проводиться опросы получателей муниципальной услуги. Результаты проверок комиссия предоставляет Главе Администрации Махнёвского муниципального образования.

58. Контроль за исполнением Регламента со стороны граждан, юридических лиц, осуществляется в порядке и формах, установленных  Федеральным законом  от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».    

Ответственность муниципальных служащих  архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной  услуги

          59. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам муниципального архива осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность должностных лиц муниципального архива закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

60. Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение установленных сроков ее осуществления несет специалист I категории по работе с муниципальным архивом. Ответственные должностные лица муниципального архива, уполномоченные на предоставление муниципальной услуги, несут дисциплинарную ответственность за:

- исполнение нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 15 настоящего административного регламента;

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

 
         V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего услугу, а также должностного лица и принимаемого им решения по предоставлению услуги

61. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке.

62. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в муниципальный архив на имя специалиста. Жалобы на решения, принятые специалистом, подаются  Главе Администрации Махнёвского муниципального образования.

63. Жалоба может быть направлена по почте, посредством электронной почты,  Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

64. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа,  предоставляющего муниципальную услугу, специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

65. Жалоба, поступившая в администрацию, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа муниципального архива, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

66. По результатам рассмотрения жалобы администрация принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

67. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 67 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

68. Обжалование решений, принятых в ходе осуществления муниципальной услуги, действий или бездействия лиц, ответственных за осуществление муниципальной услуги, в судебном порядке производится в судах общей юрисдикции в установленные законом сроки.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

к административному регламенту о предоставлении муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в Администрации Махневского муниципального образования»                

Блок-схема

последовательности административных процедур

и административных действий муниципального архива Администрации

по исполнению запросов юридических и физических лиц

 

Запрос заявителя

3  дня      7 дней

Начало предоставления муниципальной услуги:

Регистрация запроса

7 дней

Рассмотрение запроса Главой Администрации

Передача запроса на исполнение должностным лицам муниципального архива

Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса или об отсутствии запрашиваемых сведений

Исполнение запроса по имеющимся на хранении документам

Направление запроса на исполнение в организацию по принадлежности

Подготовка архивной справки, копии или выписки установленной формы

Отметка об исполнении и отправка готового документа

30 дней

Предоставление муниципальной услуги завершено

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

к административному регламенту о предоставлении муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в Администрации Махневского муниципального образования»

 

 

ЖУРНАЛ

регистрации запросов граждан

 

№ п/п	Дата приема	ФИО  заявителя	Краткое  содержание  запроса	Срок исполнения	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 3

к административному регламенту о предоставлении муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в Администрации Махневского муниципального образования»

 

 

Журнал

регистрации тематических запросов

 

№ п/п	Дата  поступле ния запроса	Ф. И. О. заявителя, адрес	Краткое содержание запроса	Адрес исполнителя лнителя	Номер  и дата исполнения	Результат рассмотре ния	№  кар точ ки	Дата получения запроса	Областная форма  собствен ности
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Приложение № 4

к административному регламенту о предоставлении муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в Администрации Махневского муниципального образования»

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

по выдаче документов муниципального архива

Администрации Махнёвского муниципального образования

по тематическому запросу

 

1.	Фамилия, имя, отчество заявителя (их изменения), наименование юридического лица
2.	Адрес заявителя, по которому выслать ответ
3.	Копия документа, дата, номер, содержание
4.	Содержание  запроса
5.	Даты для поиска информации
6.	Дополнительная информация для поиска

 

При наличии приложить ксерокопии документов

 Дата поступления запроса___________________________________________

 Дата исполнения запроса ____________________________________________